Quels sont les documents à prévoir pour embaucher un alternant ?

Recruter un alternant est une opportunité précieuse pour transmettre des compétences, préparer l’avenir et renforcer son équipe. Mais au-delà de l’intérêt pédagogique et professionnel, cette démarche repose sur un cadre légal strict et une série d’obligations administratives à ne pas négliger. Trop souvent, les entreprises se retrouvent prises de court par les délais ou les formalités, au risque de retarder l’intégration ou de compromettre le dossier.

Qu’il s’agisse d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation, plusieurs documents sont indispensables : formulaire Cerfa, convention avec l’organisme de formation, pièces justificatives de l’alternant, déclarations à effectuer, sans oublier les échanges avec l’OPCO et l’école. Chaque acteur du processus — entreprise, candidat, école, financeur — a ses exigences, ses formats et ses échéances.👉

L’objectif de cet article : vous fournir une vision claire, complète et structurée des documents à prévoir pour embaucher un alternant, en vous aidant à anticiper les étapes clés. En suivant ces recommandations, vous gagnerez du temps, éviterez les allers-retours inutiles… et poserez les bases d’une collaboration fluide et conforme.

🔍 Les grands types de documents à prévoir :

• Le contrat d’alternance (Cerfa) et ses annexes éventuelles

• Les pièces justificatives du candidat (pièce d’identité, justificatif de domicile, diplôme…)

• La convention ou fiche de liaison avec l’école

• Les documents internes à l’entreprise (fiche de poste, planning d’accueil, désignation du tuteur)

• Les échanges avec l’OPCO (demande de prise en charge, éléments de facturation)

• Les déclarations et formalités administratives (DPAE, enregistrement du contrat, etc.)

Autant de documents qu’il vaut mieux anticiper… pour démarrer l’alternance en toute sérénité.

I. Les documents liés au contrat d’alternance

Le cœur administratif d’un recrutement en alternance repose sur un contrat de travail bien formalisé. Qu’il s’agisse d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation, certaines pièces sont obligatoires pour officialiser la relation entre l’entreprise, l’alternant et l’organisme de formation.

📌 Le contrat de travail

C’est le document de base, signé entre l’employeur et l’alternant, qui précise les conditions d’emploi :

• durée du contrat

• temps de travail

• rémunération

• intitulé du poste

• désignation du tuteur ou maître d’apprentissage

Il doit être transmis à l’OPCO (opérateur de compétences) pour validation et demande de prise en charge.

📄 Le formulaire Cerfa officiel

Le contrat prend la forme d’un Cerfa à remplir et à faire signer par les deux parties :

• FA13 pour un contrat d’apprentissage - Télécharger le CERFA FA13

• EJ20 pour un contrat de professionnalisation - Télécharger le CERFA EJ20

Ce formulaire regroupe les informations essentielles sur l’employeur, l’alternant, l’école et la formation suivie. Il peut être rempli en ligne via la plateforme de l’OPCO ou transmis par voie dématérialisée.

🤝 La convention ou fiche de liaison avec l’établissement de formation

La plupart des écoles ou CFA demandent à l’entreprise de signer une convention de formation ou une fiche de liaison. Ce document précise :

• les modalités de l’alternance

• le calendrier des périodes en entreprise et en formation

• les engagements de chaque partie C’est aussi un outil de coordination pédagogique entre l’école et l’entreprise.

📎 Les annexes utiles

Certaines pièces complémentaires peuvent être demandées par l’école ou l’OPCO :

• le calendrier de formation (répartition école/entreprise)

• la fiche de poste détaillant les missions confiées

• parfois, une charte d’engagement pour le tutorat ou l’accompagnement

👉 En résumé : formaliser correctement le contrat, c’est sécuriser la collaboration dès le départ et éviter tout blocage administratif.

II. Les documents à fournir par l’alternant

Pour compléter le dossier administratif et permettre l’établissement du contrat, l’alternant doit également fournir un certain nombre de documents. Ces pièces sont indispensables pour valider son identité, son inscription en formation et assurer la bonne gestion administrative du contrat.

🪪 Pièce d’identité

La copie d’une carte d’identité, passeport ou titre de séjour en cours de validité est requise. Elle permet d’authentifier l’alternant et de vérifier sa capacité à travailler sur le territoire français.

🏠 Justificatif de domicile

Un justificatif de domicile de moins de 3 mois (facture d’électricité, quittance de loyer, attestation d’hébergement…) est souvent demandé pour compléter le dossier.

🏥 Attestation de sécurité sociale

L’alternant doit transmettre une attestation d’affiliation à la sécurité sociale ou une carte Vitale. Cela garantit qu’il est bien inscrit à un régime de protection sociale, condition indispensable pour bénéficier de la couverture santé pendant son contrat.

💳 RIB (Relevé d’Identité Bancaire)

Le RIB est nécessaire pour mettre en place le versement de la rémunération mensuelle de l’alternant. Il doit être à son nom (ou à celui de son représentant légal si mineur).

🎓 Certificat de scolarité ou de préinscription

Pour justifier qu’il est bien inscrit dans une formation compatible avec l’alternance, l’étudiant doit fournir :

• soit un certificat de scolarité (si déjà inscrit),

• soit une attestation de préinscription (si la rentrée est à venir).

Ce document est indispensable pour remplir les champs dédiés à la formation sur le Cerfa.

🌍 Titre de séjour pour les étudiants étrangers

Les candidats étrangers hors Union européenne doivent fournir un titre de séjour autorisant le travail en alternance. Il peut s’agir d’un visa étudiant "mention alternance" ou d’un titre pluriannuel, selon les cas.

👉 À retenir : Anticiper la collecte de ces documents permet de gagner du temps dans la validation du contrat et d’éviter les retards de traitement par l’OPCO ou l’école.

III. Les pièces administratives internes à préparer côté entreprise

Une fois la décision prise d’accueillir un alternant, l’entreprise doit aussi mettre en ordre un certain nombre de documents en interne. Ces formalités sont essentielles pour être en conformité avec le droit du travail et assurer un bon démarrage du contrat.

📩 Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

Cette déclaration doit être faite au plus tôt 8 jours avant l’embauche, auprès de l’URSSAF. Elle officialise l’arrivée de l’alternant dans l’entreprise et permet son immatriculation aux différents régimes sociaux.

📋 Registre unique du personnel

L’alternant doit être inscrit dans le registre unique du personnel au même titre que les autres collaborateurs. Il faut y indiquer :

• son identité,

• la date d’entrée,

• le type de contrat (alternance, apprentissage ou professionnalisation).

🩺 Affiliation à la mutuelle et à la prévoyance (selon statut)

L’alternant bénéficie d’un statut de salarié, mais des règles spécifiques s’appliquent à la mutuelle :

• pour les contrats d’apprentissage, l’affiliation peut être facultative s’il le demande expressément ;

• pour les contrats de professionnalisation, l’affiliation à la mutuelle collective est généralement obligatoire (sauf dérogation).

L’entreprise doit donc vérifier les règles applicables et prévoir les démarches d’affiliation ou d’exonération.

👤 Désignation du tuteur ou maître d’apprentissage

La désignation officielle d’un tuteur (ou maître d’apprentissage) est obligatoire. Ce référent interne joue un rôle-clé dans l’intégration et la montée en compétences de l’alternant. Son nom figure sur le contrat ou la convention.

Il est recommandé de rédiger une fiche de mission du tuteur, précisant ses rôles et responsabilités (accueil, accompagnement, évaluation…).

🗳️ Information du CSE si applicable

Si l’entreprise dispose d’un Comité Social et Économique (CSE), celui-ci doit être informé du recrutement de l’alternant, comme pour tout salarié. Cette information peut être transmise dans le cadre d’une réunion ou d’un document formel.

👉 Bon à savoir : Anticiper ces formalités permet de sécuriser l’embauche et de démontrer une démarche professionnelle aux yeux de l’école et du futur alternant.

IV. Transmission et dépôt du contrat

Une fois le contrat d’alternance complété et signé par les différentes parties (entreprise, alternant, organisme de formation), encore faut-il le transmettre correctement aux bons interlocuteurs. Cette étape est indispensable pour rendre le contrat opposable et obtenir les financements associés.

📨 Où et comment transmettre le contrat ?

Le contrat d’alternance doit être déposé auprès de l’OPCO (Opérateur de compétences) dont dépend l’entreprise, et dans certains cas, transmis également à l’administration :

• Apprentissage : → Dépôt obligatoire auprès de l’OPCO, qui se charge ensuite de le transmettre à la DREETS (ex-DIRECCTE) pour enregistrement. → Le dépôt peut généralement se faire en ligne via la plateforme de l’OPCO.

• Professionnalisation : → Dépôt exclusif à l’OPCO pour prise en charge financière, sans passage par la DREETS. → Le contrat doit être accompagné des pièces justificatives demandées (fiche de poste, calendrier, convention…).

💡 Chaque OPCO a ses propres modalités (portail, adresse mail, documents complémentaires). Il est recommandé de vérifier sur le site de votre OPCO ou auprès d’un conseiller.

⏱️ Délais légaux à respecter

Le contrat doit être déposé dans les 5 jours ouvrables suivant le début de l’exécution du contrat. Un dépôt tardif peut entraîner un refus de prise en charge et des complications juridiques.

En pratique :

• Il est conseillé de préparer le contrat en amont du démarrage de l’alternant.

• Ne pas attendre le dernier moment : certains OPCO peuvent mettre plusieurs semaines à valider le contrat.

📁 Suivi du contrat : validation, retour signé, archivage

Une fois déposé :

• L’OPCO vérifie la conformité du contrat et notifie sa validation ou ses éventuelles observations.

• Le contrat est ensuite renvoyé signé et enregistré à l’entreprise, qui doit en conserver un exemplaire dans les dossiers RH.

• Une copie peut aussi être transmise à l’école ou au CFA pour mise à jour de la scolarité.

👉 Bon à savoir : Un contrat bien transmis, c’est un contrat financé et reconnu. Négliger cette étape peut bloquer l’arrivée de l’alternant ou retarder les remboursements.

V. Conseils pratiques pour ne rien oublier

Le montage administratif d’un contrat d’alternance peut sembler fastidieux, mais une bonne organisation permet d’éviter les oublis et les mauvaises surprises. Voici quelques conseils simples pour aborder cette étape en toute sérénité.

✅ Préparer une check-list à l’avance

Rien de tel qu’une check-list complète et actualisée pour ne pas passer à côté d’un document important. Elle peut inclure :

• Les pièces à collecter auprès de l’alternant (RIB, carte d’identité, etc.)

• Les documents internes à finaliser (fiche de poste, désignation du tuteur…)

• Les formalités obligatoires (DPAE, dépôt auprès de l’OPCO…)

• Les dates clés (début du contrat, délais de transmission…)

📌 Astuce : Mettez à jour votre check-list chaque année en fonction des éventuelles évolutions réglementaires ou des exigences de votre OPCO.

🤝 S’appuyer sur l’école ou l’OPCO pour le montage administratif

Vous n’êtes pas seul : les écoles et les OPCO sont des partenaires précieux pour sécuriser vos démarches.

• L’organisme de formation peut souvent fournir les modèles de contrats, vous aider à les remplir et vérifier leur conformité.

• L’OPCO peut vous accompagner dans la constitution du dossier de prise en charge, vous signaler les pièces manquantes et assurer un suivi.

💡 N’hésitez pas à les solliciter dès le début du processus. Plus vous les impliquez tôt, plus le montage sera fluide.

⏳ Anticiper pour éviter les blocages ou retards à la rentrée

De nombreux contrats d’alternance démarrent à la rentrée scolaire (août/septembre). Cela signifie que les services RH, les OPCO et les écoles sont souvent très sollicités à cette période.

Pour éviter tout ralentissement :

• Lancez les démarches administratives au moins 4 à 6 semaines avant le début du contrat.

• Prévoyez des marges de manœuvre si des ajustements sont nécessaires.

• Assurez-vous que toutes les signatures soient obtenues à temps (notamment en période de congés d’été).

👉 Une bonne préparation administrative, c’est aussi un accueil serein de l’alternant et une rentrée sans accroc.

Conclusion

Embaucher un alternant ne s’improvise pas : une préparation administrative rigoureuse est essentielle pour garantir la conformité du contrat, éviter les retards et offrir à l’alternant les meilleures conditions d’intégration.

En anticipant chaque étape, en constituant les bons dossiers et en s’appuyant sur les partenaires clés — l’école et l’OPCO —, l’entreprise sécurise son processus de recrutement tout en gagnant en efficacité.

✅ Résultat : un alternant bien accueilli, une collaboration fluide et une expérience positive pour toutes les parties.

Prendre le temps de bien préparer les documents, c’est poser les bases d’un partenariat durable et réussi avec l’alternant… et peut-être même un futur collaborateur à long terme.